Чеклист эффективного рабочего письма

Каждый день миллионы офисных сотрудников отправляют письма и не получают ответы. Или получают не те ответы. Почему так происходит? Потому что они пишут без цели в теме. Формировать цели надо в действиях адресата. Думайте, что должен сделать получатель после прочтения нашего письма.
Истинные цели, при подготовке запросов и предложений:

• — получить одобрение запроса или согласие с предложением;
• — полномочия или ресурсы;
• — решение, указание, мнение или совет;
• — разрешение на конкретные действия.

• Ясно, какая реакция предложена адресату
  

  Нина Григорьевна должна встретиться со Игорем Степанченко

   добавить пример удалить пример
• Цель адекватна по масштабу
  

  Цель — встреча, а не телефонный звонок или продолжение переписки

   добавить пример удалить пример
• Цель соответствует этапу решения вопроса
  

  Сначала знакомство и презентация, а не подписать контракт

   добавить пример удалить пример
• Документ полезен адресату и поможет принять важное решение
  

  Она увидит, что мы работали с классными фирмами и сможем решить проблему

   добавить пример удалить пример

Если цель задана, то текст письма автоматически ей подчиняется. Мы уже ждем реакции адресата и подчиняем ей текст

• Главные мысли понятны сразу добавить пример удалить пример
• Все главные мысли соответствуют цели добавить пример удалить пример
• Главных мыслей не много добавить пример удалить пример
• Главные мысли не дублируются, не взаимоисключаемы добавить пример удалить пример
• Структура удобна читателю добавить пример удалить пример
• Подпункты раскрывают главные мысли добавить пример удалить пример

• Цена вопроса и размер отдачи ясны для всех вариантов и действий добавить пример удалить пример
• Аргументы убедительны (подтверждены фактами, не искажены) добавить пример удалить пример
• Есть конкретика добавить пример удалить пример
• Все сложные действия и понятия описаны «простым языком» добавить пример удалить пример
• Удалено лишнее добавить пример удалить пример

• Передаёт все мысли добавить пример удалить пример
• Понятна без чтения основного документа добавить пример удалить пример
• Не более 1 страницы А4 добавить пример удалить пример

• Нечего улучшить добавить пример удалить пример
• На каждый критический вопрос есть ответ добавить пример удалить пример